Réussir un projet ERP en 5 étapes
21% des entreprises déclarent que leur projet ERP a été un échec . Les raisons invoquées sont multiples : manque de planification, objectifs irréalistes, ressources insuffisantes, négligence de la dimension humaine... Dans tous les cas, un tel échec ralentit durablement la performance de l’entreprise et peut même donner lieu à des poursuites judiciaires longues et coûteuses.
Pour garantir la réussite de votre projet ERP, vous avez besoin d’un plan d'action clair et structuré. Dans cet article, nous vous présentons les 5 étapes à suivre :
1. Définissez clairement vos objectifs
2. Constituez une équipe projet
3. Identifiez les prestataires sur le marché
4. Impliquez les utilisateurs dans le projet
5. Formez les collaborateurs à l'utilisation de l'ERP
1) Définissez clairement vos objectifs
Un ERP est un outil de pilotage transversal pouvant impacter l’ensemble de vos processus opérationnels sur le long terme. C’est pourquoi, il est indispensable d’identifier les besoins métiers que vous souhaitez adresser : gestion comptable et financière, gestion de la chaîne logistique, gestion des ressources humaines, gestion de la relation client, etc.
Les problématiques rencontrées par les métiers vous aiguilleront sur les fonctionnalités dont vous avez besoin. Consultez les collaborateurs clés pour qu’ils vous aident dans cette réflexion. Une fois les besoins recensés, priorisez-les : certains sont critiques, d’autres sont facultatifs.
De plus, pour réussir un projet ERP, encore faut-il savoir ce qu’on entend par “réussite”. Pour ce faire, vous pouvez définir des objectifs SMART :
● Spécifiques (specific) : soyez clairs et précis dans vos attentes. Par exemple, plutôt que de chercher à “améliorer la productivité”, cherchez à “réduire le temps de traitement des commandes de 20%”.
● Mesurables (measurable) : sans indicateur, il est impossible d’évaluer les progrès réalisés. Par exemple, vous pouvez mesurer le nombre de commandes traitées par heure ou le pourcentage de réduction des erreurs dans le processus de production.
● Atteignables (achievable) : assurez-vous que les objectifs sont alignés sur les capacités et les contraintes de l'entreprise. En effet, des objectifs irréalistes pourraient décourager l’équipe.
● Pertinents (relevant) : le projet ERP s’inscrit dans votre stratégie d’entreprise, laquelle doit être votre boussole pour définir vos objectifs. Par exemple, si votre axe stratégique majeur est l’amélioration de la relation client, fixez des objectifs tels que la réduction du temps de réponse et des délais de livraison.
● Temporels (time-bound) : fixez une échéance pour atteindre chaque objectif afin de maintenir le projet sur les rails et mobiliser vos collaborateurs.
Rédiger un cahier des charges est indispensable pour formaliser vos besoins et vos attentes vis-à-vis du projet ERP. Ce document facilitera la sélection du prestataire et permettra d’éviter les malentendus.
Enfin, vous devez fixer une enveloppe budgétaire réaliste pour ce projet afin d’en évaluer la faisabilité et d’allouer les ressources nécessaires à sa réussite. C’est également un élément indispensable pour choisir votre prestataire et cadrer votre relation.
2) Constituez une équipe projet
“Seul on va plus vite ; ensemble on va plus loin”. Ce proverbe résume l’importance de l’intelligence collective, et s’applique tout à fait à un projet ERP. Constituez une équipe projet : l’expérience, les compétences et les savoir-faire de chacun vous permettront d’avoir une vue d’ensemble des besoins de votre entreprise. Vous prendrez ainsi de meilleures décisions.
Pour ce faire, identifiez les membres clés de l'équipe et désignez un responsable de la coordination et de la gestion du projet dans son ensemble. Les rôles et les responsabilités de chacun doivent être clairement assignés. Enfin, ne négligez pas la communication : il est indispensable d’échanger régulièrement avec l'équipe pour que le projet reste sur la bonne voie.
3) Identifiez les prestataires sur le marché
Vous avez défini vos objectifs et constitué une équipe, il est désormais temps de trouver le prestataire ERP avec lequel vous allez concrétiser ce projet.
Pour identifier les entreprises susceptibles de répondre à vos besoins, vous pouvez consulter des annuaires spécialisés dans le domaine des ERP. Ces derniers vous fournissent une liste complète des prestataires disponibles sur le marché, ainsi que des informations sur leurs offres et leurs domaines d’expertise. Vous pouvez également participer à des événements professionnels pour rencontrer des prestataires ERP et leur poser des questions spécifiques.
Approfondissez vos recherches en ligne en ciblant les prestataires potentiels : utilisez des mots clés pertinents liés à votre secteur d'activité et aux fonctionnalités spécifiques que vous recherchez. Les sites web des prestataires sont généralement très riches : vous pourrez y trouver des informations sur leurs expertises, solutions, références clients et certifications.
Il est également judicieux de se rapprocher d’entreprises de votre secteur d’activité ou ayant des caractéristiques similaires aux vôtres. Rien ne vaut les recommandations provenant de ceux qui ont déjà mis en œuvre un ERP. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses sur certains prestataires ERP (qualité de service, fiabilité, satisfaction client…).
Enfin, une fois que vous avez identifié une liste de prestataires potentiels, contactez-les pour demander des devis. Ces derniers vous permettront d'obtenir une estimation des coûts associés à l'implémentation de l'ERP, ainsi que des détails sur les services proposés.
4) Impliquez les utilisateurs dans le projet
Dans le cadre d’un projet ERP (comme dans tout projet structurant), il est essentiel de prendre en compte la dimension humaine pour favoriser l’adoption de la solution par les utilisateurs. En effet, la résistance au changement et le manque d’appropriation de la solution peuvent faire échouer le projet, indépendamment de l’ampleur de l’investissement et des qualités intrinsèques de la solution.
Pour obtenir l’adhésion de votre équipe et réussir le projet, vous devez impliquer toute l’entreprise, et ce dès la phase de définition des besoins. Chargez votre équipe projet d’interroger les futurs utilisateurs de l’ERP : ils sont les mieux placés pour décrire leurs besoins spécifiques, et donc les fonctionnalités indispensables de votre ERP.
Enfin, il est pertinent d’impliquer les collaborateurs de votre entreprise dans les phases de sélection et les démonstrations réalisées par les prestataires. Vous pourrez ainsi affiner la définition de votre cahier des charges. Cette étape est également l’occasion de lever les éventuelles réticences des collaborateurs, via des réunions de sensibilisation aux bénéfices d’un ERP.
5) Formez les collaborateurs à l'utilisation de l'ERP
Vous avez sélectionné votre prestataire et vous êtes sur le point d’implémenter votre ERP. Mais vos équipes sont-elles prêtes ? En plus de la résistance au changement que le manque de formation peut induire, vos collaborateurs risquent de mal utiliser la solution, ce qui compromettrait les avantages attendus. Vous l’avez compris, la formation est une étape cruciale pour réussir votre projet ERP.
Choisissez un prestataire capable d’identifier les besoins de formation de vos collaborateurs et de délivrer des séances pertinentes. Il est indispensable de compléter la formation par des ressources (guides, tutoriels, vidéos…) pour permettre aux collaborateurs de consolider leurs connaissances et de s’inscrire dans une démarche de formation continue. Enfin, cherchez à favoriser la collaboration et l'adoption de bonnes pratiques via des forums de discussion, des groupes de travail ou des sessions de partage d'expériences.
Bonus : Faire un bilan post-projet et penser à l’évolution de l’ERP
Ça y est, votre ERP est implémenté depuis quelques mois : il est temps d’évaluer le succès de ce projet et de prévoir l’évolution de la solution. Voici quelques points clés à considérer dans ce bilan :
● Évaluation des objectifs : analysez les résultats obtenus et comparez-les aux indicateurs de réussite que vous aviez définis.
● Analyse des processus : identifiez les améliorations réalisées et les éventuelles difficultés rencontrées pour continuer à optimiser vos processus.
● Feedback : collectez les retours d’expérience des utilisateurs afin d’identifier les éventuelles lacunes ou améliorations nécessaires.
● Planification de l'évolution : anticipez vos besoins futurs et soyez en veille sur les tendances technologiques pour évaluer leur pertinence pour votre entreprise.