5 critères pour vous aider à choisir votre ERP
Avec un taux de croissance annuel moyen estimé à plus de 4% sur la période 2021-2026 (selon le World ERP Software Market Research Report 2026), le marché des ERP (Enterprise Resource Planning) est toujours croissant et évolue rapidement. Les solutions existantes sont nombreuses et complexes, et il devient difficile de naviguer dans l’océan des ERP.
Outil de pilotage transversal par excellence, l’ERP permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels : comptabilité, finances, achats, ressources humaines, chaîne d’approvisionnement, gestion des risques et de la conformité, gestion de projet, etc. C’est pourquoi investir dans un ERP est une décision stratégique majeure pour une entreprise. Nous vous présentons 5 critères à prendre en compte pour faire votre choix.
1) Fonctionnalités : adressez tous vos besoins
Généralistes ou spécialisés, open source, en mode SaaS …il existe différents types d’ERP sur le marché et il n’est pas évident de s’y retrouver. Votre réflexion doit être centrée sur vos problématiques, vos Jobs-To-Be-Done. C’est en vous intéressant aux processus métiers de votre entreprise que vous saurez de quelles fonctionnalités vous avez besoin.
Gestion comptable et financière
C’est bien connu, l’argent est le nerf de la guerre : comptabilité générale et analytique, gestion des comptes clients et fournisseurs, trésorerie, budgets, actifs…Un ERP vous permet d’améliorer votre gestion comptable et financière et de réduire les erreurs, de gagner du temps sur les tâches administratives et de prendre des décisions éclairées.
Gestion de la chaîne logistique
Pour les entreprises manufacturières, il est essentiel de choisir un ERP permettant de gérer efficacement le processus de production et de distribution afin que les produits soient livrés aux clients dans les délais impartis et à moindre coût.
Pour ce faire, la gestion de la chaîne logistique peut être optimisée sur tous les aspects suivants :
● Gestion des commandes
● Gestion des stocks
● Planification de la production
● Gestion des achats
● Logistique (entrepôts, expédition, transports)
Pour un pilotage global des activités de production d’une entreprise industrielle, il est indispensable d’utiliser un logiciel de GPAO (Gestion de la production assistée par ordinateur) ou un ERP comportant un module GPAO.
Gestion des ressources humaines
Un ERP peut vous simplifier la gestion du personnel, du recrutement à la paie, en passant par les absences, les avantages sociaux et la formation.
Gestion de la relation client
Vous utilisez peut-être un logiciel CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion de votre relation client. Ce type d’outil permet de centraliser les données clients et prospects, de gérer les opportunités de vente, les campagnes marketing, les commandes ou encore le service-après-vente.
Sachez que toutes ces fonctionnalités sont incluses dans certains ERP. L’intérêt d’inclure la relation client dans son ERP est de pouvoir lier ces données aux autres modules de l’ERP afin d’améliorer la connaissance client et de favoriser la coordination et la productivité des équipes.
2) Coût et ROI : visez la rentabilité
Un projet ERP comporte des coûts : licence, installation, maintenance, formation, mise à niveau, assistance, etc. D’autres facteurs entrent en jeu dans le coût global d’acquisition, on citera par exemple les fonctionnalités choisies ou encore le nombre d’utilisateurs. Toujours est-il que vous devez évaluer les coûts d’un ERP à court et à long terme pour votre entreprise, et en calculer la durée d’amortissement.
Cependant, un projet ERP est un investissement, ce qui implique de calculer le ROI. Celui-ci peut être difficile à mesurer car il dépend de plusieurs facteurs tels que l'efficacité opérationnelle, l’automatisation des processus métiers, la réduction du risque d’erreurs ou l'amélioration de la productivité. Il est important d’intégrer ces considérations dans un projet ERP et de choisir une solution pour sa rentabilité.
Enfin, sachez qu’il existe différentes solutions de financement pour réduire le coût initial d'un ERP. Par exemple, vous pouvez contracter un prêt pour acquérir une licence, ou privilégier la location via un abonnement mensuel.
3) Intégration : ne négligez aucun détail
On traduit ERP par PGI en français. Or, un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est, comme son nom l’indique, intégré au SI de votre entreprise. Cette notion d’intégration est fondamentale car c’est ce qui permet de centraliser les données dans un système unique. Cela facilite la gestion de l'information pour l'ensemble de l'entreprise, en améliorant la coordination et l'efficacité entre les équipes grâce à l’accès aux données en temps réel. C’est également ce qui permet de rationaliser les processus en éliminant les tâches redondantes et en optimisant les flux de travail.
Étant donné qu’un logiciel ERP couvre virtuellement toutes les fonctions opérationnelles de votre entreprise, son intégration peut avoir des implications importantes sur le SI. C’est pourquoi vous devez vous assurer que l’ERP peut intégrer les données de tous les systèmes pertinents, tels que les systèmes de CRM, les systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM) et les systèmes de gestion de la production (GPAO). À défaut, votre ERP ne vous offrira pas un gain de productivité ; au contraire, il constituera un facteur de complexité supplémentaire.
4) Expérience utilisateur : privilégiez la simplicité
Un nouvel ERP constitue un changement important dans le quotidien de vos équipes. Ayez à l’esprit que tout le monde n’est pas expert en informatique. Nouveaux outils, nouveaux process, nouvelles méthodes… Un tel projet peut entraîner une résistance de la part des collaborateurs, ce qui peut entraîner des effets néfastes sur la productivité.
Pour ces raisons, la simplicité de l’expérience utilisateur (ergonomie) est un critère essentiel à prendre en compte dans le choix de votre ERP. Un logiciel convivial et facile d’utilisation sera plus rapidement adopté par les collaborateurs, qui pourront facilement naviguer dans le système et effectuer leurs tâches quotidiennes.
De plus, la simplicité réduira le temps nécessaire à la formation et permettra aux équipes d’exploiter efficacement l’outil. Concrètement, dans un contexte de production, la réduction du risque d’erreurs est synonyme de meilleure gestion des stocks et d’une plus grande satisfaction clients. La productivité et la qualité de l’expérience client sont donc directement liées à l’expérience utilisateur.
5) Évolutivité & support : choisissez un partenaire de confiance
Vos besoins actuels ne présagent pas de vos besoins futurs. C’est pourquoi vous devez non seulement choisir un ERP capable de s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise, mais qui peut aussi évoluer et être mis à jour pour répondre à de nouveaux besoins. Par exemple, l’ajout de nouveaux processus métier ou l’expansion de l’entreprise peuvent avoir une incidence sur vos attentes.
À ce titre, les ERP modulaires présentent des avantages indéniables : ils permettent d’implémenter uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin, en ajoutant ou en supprimant un module en fonction de l’évolution de vos besoins. Par exemple, vous pouvez décider dans un premier temps de n’utiliser que les modules de gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement, puis ajouter ensuite un module de comptabilité sans pour autant avoir à remplacer l’ensemble du système.
Enfin, pour vous accompagner sur le long terme dans l’utilisation de votre ERP, il est essentiel de choisir un partenaire de confiance, capable de vous apporter une expertise technique (support et formation), une expérience sectorielle et une compréhension approfondie des besoins de votre entreprise.